Πως να Ολοκληρώνεις Περισσότερα Πράγματα;

5 Τεχνικές Διαχείρισης Χρόνου

            Ο χρόνος είναι το πολυτιμότερο αγαθό. Οι άνθρωποι που διαχειρίζονται καλύτερα το χρόνο τους είναι περισσότερο αποδοτικοί και αποτελεσματικοί. Στο συγκεκριμένο άρθρο θα αναλυθούν σύντομα μερικές τεχνικές διαχείρισης χρόνου (time management), για να αξιοποιείται το χρόνο σας πιο αποτελεσματικά. Οι τεχνικές που  θα συζητηθούν σχετίζονται με το μύθο του multitasking, την συγκέντρωση (focus), το νόμο του Parkinson, την αρχή του 80/20 και τον κανόνα των 2 λεπτών. Με τη γνώση αυτή θα έχετε αποκτήσει ένα θεωρητικό υπόβαθρο για την υλοποίηση ενός πιο ελεύθερου προγραμματισμού του χρόνου σας, χωρίς να χρειάζεται να φτιάχνετε διάφορα to-do lists ή να έχετε ένα αυστηρό πρόγραμμα.

Ο Μύθος του Multitasking

            Η νοοτροπία που σχετίζεται με τη ταυτόχρονη και πολλαπλή ενασχόληση ενός ατόμου (multitasking) θεωρείται ότι μπορεί να φέρει γρηγορότερα αποτελέσματα. Επίσης, υπάρχει η αντίληψη ότι γεμίζοντας το χρόνο μας συνέχεια, ώστε να είμαστε απασχολημένοι αυτομάτως γινόμαστε πιο παραγωγικοί. Σύμφωνα, με το συγγραφέα Timothy Ferriss πρέπει να έχετε προτεραιότητες για τα σημαντικά καθήκοντα και να τις διεκπαιρεώνετε  με πιο αποτελεσματικό τρόπο, ώστε να εξασφαλίζετε περισσότερο χρόνο για τον εαυτό σας.

            Αυτό δεν είναι δυνατό να επιτευχθεί εκτελώντας πολλές δραστηριότητες ταυτόχρονα. Απλό παράδειγμα αποτελεί να διαβάζετε για μια εξεταστική και παράλληλα να μιλάτε σε κάποιο άλλο άτομο. Σίγουρα δε δίνετε την προσοχή μας ολοκληρωτικά σε κανένα από τα δυο, τα αποτελέσματα σας δεν είναι περισσότερο αποδοτικά και δεν καταφέρνετε να εξοικονομήσουμε χρόνο.

            Αυτό που προτείνει ο Tim Ferriss στο “Η Εβδομάδα των 4 Εργάσιμων Ωρών” είναι η αποκλειστική ενασχόληση με ένα αντικείμενο κάθε φορά με την απόλυτη συγκέντρωση της προσοχής σας. Με αυτό το τρόπο συντελείται πιο αποτελεσματικά και γρήγορα η επίτευξη της ενασχόλησης σας. Το οποίο με τη σειρά του οδηγεί στο να εξασφαλίζετε περισσότερο χρόνο για τον εαυτό σας. Επιπλέον, ο καθένας σας οφείλει να εξετάζει τις δραστηριότητες εκείνες που θέλει να καταπιαστεί.

            Το να είναι κάποιος συνεχώς απασχολημένος δεν συνεπάγεται ότι είναι παραγωγικός, γιατί αν είσαι παραγωγικός εκτελείς με άμεσο τρόπο τις υποχρεώσεις σου και παράλληλα τις ολοκληρώνεις. Έτσι δεν έχεις ένα πρόγραμμα συνέχεια γεμάτο από tasks ή πράγματα που πρέπει να κάνεις.

Εστίαση της Προσοχής

            Στην εποχή μας ο όγκος πληροφορίων είναι τεράστιος και συνεχώς αυξάνετε εκθετικά. Με την απομυθοποίηση του multitasking προάγεται η ιδέα της συγκέντρωσης της προσοχής μας σε μια ενασχόληση. Για να μπορέσουμε να εξηγήσουμε καλύτερα την εστίαση θα πρέπει πρώτα να απαντήσουμε στο γιατί είναι τόσο σημαντικό να καταλήξουμε στο τι αξίζει να δίνουμε την προσοχή μας και τέλος να αναδείξουμε τρόπους και μεθόδους ώστε να το υλοποιήσουμε πιο αποτελεσματικά.

            Είναι πολύ σημαντικό να ελέγχετε και να φιλτράρετε κριτικά τις πληροφορίες που λαμβάνετε καθημερινά. Οτιδήποτε ταΐζεις τον εαυτό σου, αυτό αντικατοπτρίζεται στο σώμα σου. Αντίστοιχα οποιαδήποτε πληροφορία “ταΐζεις” το μυαλό σου, αυτό θα σκέφτεσαι. Με τη σειρά τους βέβαια, τα αποτελέσματα έρχονται με τις πράξεις, την υλοποίηση δηλαδή της γνώσης.

            Επίσης, ο έλεγχος της προσοχής μας είναι πλέον το ζητούμενο κάθε εφαρμογής, ιστοσελίδας ή συσκευής που χρησιμοποιείτε. Η προσοχή αυτή αντιστοιχεί σε χρόνο που αφιερώνετε. Γι’ αυτό πρέπει να είσαστε πολύ προσεχτικοί που ξοδεύετε το χρόνο μας.

            Το ζητούμενο είναι να γίνετε πιο παραγωγικοί και να εξασφαλίσετε περισσότερο χρόνο. Αυτό μπορεί να συμβεί, όταν επιλέγετε ενσυνείδητα τις ασχολίες σας. Συγκεκριμένα, το να καταναλώνετε οποιαδήποτε πληροφορία από τη στιγμή που δεν σκοπεύετε να καταπιαστείτε με αυτήν, ή δεν έχετε κάποιο πλάνο για την αξιοποίηση της, τότε δεν σας βοηθάει αυτομάτως σε κάτι και εκτός αυτού ξοδεύετε χρόνο.

            Τι μπορείτε να κάνετε; Να καταναλώνετε πληροφορίες επιλεκτικά με βάση τους στόχους και τις επιθυμίες μας. Τότε η πληροφόρηση είναι μια επένδυση, από τη στιγμή που στοχεύετε να τη χρησιμοποιήσειτε κάπου. Μη ξεχνάτε τη φράση ότι “η γνώση δεν είναι δύναμη, η εφαρμοσμένη όμως γνώση είναι δύναμη“.

            Μια άλλη μέθοδος που συνδέεται με την εστίαση είναι η αποτοξίνωση των πληροφοριών (Information Detox). Για να επιτευχθεί αυτό χρειάζεται ένα διάστημα να περιορίσετε στα βασικά μόνο τη χρήση των social media (Facebook, Instagram κ.α.). Επιπλέον σταματήστε να βλέπετε συνεχώς ειδήσεις που σας γεμίζουν με προβλήματα και αρνητισμό. Αυτό στην αρχή ακούγεται παράλογο, γιατί χάνετε η ενημέρωση, η πληροφόρηση και η επαφή με τους άλλους.

            Σας πληροφορώ ότι το πιθανότερο είναι να μην αλλάξει τίποτα απολύτως για τη ζωή σας, τουλάχιστον προς το χειρότερο. Γιατί σίγουρα θα σας ωφελήσει σε πολλές πτυχές της ζωής και της ψυχολογίας σας. Αν δεν είναι αυτό αρκετό για να το δοκιμάσετε (προφανώς δεν είναι), τότε μπορείτε να αναζητήσετε οι ίδιοι πολλές μαρτυρίες ανθρώπων που το έχουν δοκιμάσει ήδη.

            Σχετικά με την ενημέρωση, το πιθανότερο είναι ότι αν κάτι είναι τόσο σημαντικό σίγουρα θα ακούσετε τον κόσμο να το συζητάει γύρω σας. Σε πολλές άλλες περιπτώσεις μπορείτε να ρωτάτε τους ανθρώπους που γνωρίζετε για να πληροφορείστε έμμεσα. Μπορείτε με αυτό το τρόπο να ενημερωθείτε, να εξετάσετε πληροφορίες από πολλούς ανθρώπους με διαφορετικό υπόβαθρο και σκεπτικό, ως αποτέλεσμα να έχετε μια πιο σφαιρική εικόνα, χωρίς να ασχολείστε συνεχώς ο ίδιος με τα εν λόγω ζητήματα, αποκομίζοντας έτσι περισσότερο χρόνο για πράγματα πιο σημαντικά για εσάς.

            Επιπλέον, αν σταματήσετε να δέχεστε οποιεσδήποτε πληροφορίες αδιακρίτως, τότε αρχίζετε να επιλέγετε ενσυνείδητα τα θέματα που θέλετε να ασχοληθείτε και να βελτιώσετε με περισσότερη άνεση τη κριτική σας σκέψη. Για την υλοποίηση όλων των παραπάνω είναι καθοριστικές δυο τεχνικές που θα σας βοηθήσουν να κερδίσετε πολύ περισσότερο χρόνο και παράλληλα να είστε πιο επιλεκτικοί και αποτελεσματικοί. Αυτές οι τεχνικές είναι η αρχή του 80/20 και νόμος του Parkinson.

Η Αρχή του 80/20

             Η ιδέα της αρχής του 80/20% οφείλεται στον οικονομολόγο Vilfredo Pareto. Με τη μαθηματική φόρμουλα του, ο Pareto αναπαράστησε σε 80% το πλούτο της κοινωνίας και ότι ο πλούτος αυτός ανήκε στο 20% του πληθυσμού. Η αρχή αυτή μπορεί να εφαρμοστεί σε πολλές πτυχές της ζωής μας. Η κύρια σκέψη είναι ότι το 80% των αποτελεσμάτων προέρχονται από ένα 20% δράσεων.

            Με αυτή τη σκέψη μπορείτε να αναλύσετε δυο πολύ σημαντικά ερωτήματα για τη ζωή μας. Δηλαδή, ποιο είναι το 20% των πηγών που μας προκαλεί 80% από τα προβλήματα και τις στεναχώριες μας. Αντίστοιχα ποιο είναι το 20% των πηγών που μας προκαλεί 80% από την ευτυχία και τα επιθυμητά σας αποτελέσματα.

            Αφού αναλογιστείτε αυτές τις δύο ερωτήσεις και δώσετε απαντήσεις όσο πιο κοντά στην πραγματικότητα σας γίνεται, τότε θα έχετε ένα πολύτιμο εργαλείο που σας βοηθά να ξεκαθαρίσετε τις επιλογές σας. Με αυτό το τρόπο μπορείτε να δείτε ποιες συναναστροφές, πράξεις ή άνθρωποι συνεισφέρουν σε μεγάλο βαθμό στη δυστυχία ή στην ευτυχία σας αντίστοιχα.

            Μόλις λοιπόν, γίνει πολύ ξεκάθαρο αυτό στο μυαλό σας πλέον μπορείτε να χειριστείτε τις καταστάσεις καλύτερα και προς όφελος σας. Έτσι, ασχολείστε με πραγματικά πράγματα που αποφέρουν αξία σε εσάς, συνάμα κερδίζετε χρόνο και προφανώς γίνεστε πιο αποτελεσματικοί. Επίσης, η αρχή του 80/20 αφορά τη μείωση των καθηκόντων στοχεύοντας στα σημαντικά, ώστε να μικραίνει ο χρόνος εργασίας.

Ο Νόμος του Parkinson

            Άλλη αρχή που μπορεί να εφαρμοστεί συνδυαστικά με την προηγούμενη αποκαλείται “ο νόμος του Parkinson“. Η αρχή αυτή συνδέεται με τις διορίες (deadlines) και το όφελος τους. Είναι σημαντική η συμφιλίωση με τις διορίες από μικρή ηλικία. Συνοπτικά, αυτή η θεωρία εξηγεί γιατί όταν έχεις αρκετό καιρό διορία για την ολοκλήρωση μιας υποχρέωσης, το μεγαλύτερο διάστημα χρονοτριβείτε, ενώ λίγες μέρες πριν την ολοκλήρωση της διορίας γίνεται προτεραιότητα σας.

            Για να γίνει καλύτερα αντιληπτό θα αναπαραστήσουμε ένα απλό παράδειγμα. Φανταστείτε τις διορίες σαν μια φωτιά. Αν υποθέσουμε ότι η φωτιά βρίσκεται πολύ μακριά από εμάς, τότε σπαταλάμε την προσοχή μας σε άλλα πράγματα. Όσο όμως η προθεσμία πλησιάζει, αυτή η φωτιά γίνεται ολοένα και μεγαλύτερη, με αποτέλεσμα να σας πλησιάζει. Η μικρή αυτή φωτιά πλέον έχει γίνει τεράστια και κινδυνεύετε να μας κάψει. Τότε δεν υπάρχει άλλη επιλογή και γίνεται προτεραιότητα μας η ολοκλήρωση της υποχρέωσης. Γίνονται λοιπόν, δευτερεύοντα όλα τα υπόλοιπα.

            Με βάση το νόμο του Parkinson όταν ξέρεις ότι κάτι θέλει μια μέρα για να ολοκληρωθεί, μη δίνεις στον εαυτό σου άλλη μια με τη δικαιολογία ότι θα έχεις καλύτερα αποτελέσματα. Γιατί ο περισσότερος χρόνος ξοδεύεται σε άλλα πράγματα. Αν λοιπόν, δεν έχεις μια φωτία να καίει για να κάνεις αυτό που θέλεις, τότε δημιούργησε μία.

Ο Kανόνας των 2 Λεπτών

            Έχοντας όλα τα προηγούμενα στο νου σας, θα αναφερθούμε τώρα σε μια τεχνική που θα βοηθήσει στην παραγωγικότητα και στη δημιουργία συνηθειών με εύκολο τρόπο, ακόμα κι όταν νιώθετε ότι δεν έχετε το κίνητρο να το κάνετε. Πολλές φορές θέλετε να μάθετε μια καινούργια δεξιότητα, για παράδειγμα  να παίξετε πιάνο.

            Στην αρχή έχετε το κίνητρο να μάθετε νέα πράγματα και να αφιερώσετε χρόνο, οπότε η ενασχόληση με αυτή είναι εύκολη. Στη συνέχεια όμως ο ενθουσιασμός της αρχής ξεθωριάζει και καταλήγετε να ασχολήστε ολοένα και λιγότερο ή να αναβάλετε την ενασχόλησή σας για μία άλλη μέρα.

            Ακόμα κι αν επιστρατεύσετε τεχνικές του τύπου να ορίσετε μια συγκεκριμένη ώρα σε καθημερινή βάση αυτό θα μας κρατήσει κινητοποιημένους για κάποιες μέρες και αν ο στόχος που έχετε ορίσει είναι δύσκολος για εσάς σύντομα θα ξεθωριάσει κι αυτό.

            Η λύση στο παραπάνω πρόβλημα είναι ο κανόνας των 2 λεπτών. Σύμφωνα με τον κανόνα μπορείτε να ορίσετε 2 λεπτά μόνο σαν αρκετό χρόνο για να καταπιαστείτε με μια ασχολία καθημερινά. Για παράδειγμα, να παίζετε για 2 λεπτά την ημέρα πιάνο. Ο κανόνας αυτός επιδρά σαν το έναυσμα για να ξεκινήσετε να καταπιάνεστε με κάτι.

            Στη συνέχεια είναι πολύ πιο εύκολο να συνεχίσειτε μια ασχολία, ειδικά αν μας προσφέρει ευχαρίστηση ή μας κινεί το ενδιαφέρον. Είναι πολύ κρίσιμη αυτή η λίγη ενασχόληση για την επίτευξη των στόχων σας.

            Αν κάποιος δηλαδή επιθυμεί να γίνει συγγραφέας είναι σημαντικό να γράφει καθημερινά μια πρόταση. Η μια πρόταση με μεγαλύτερη ευκολία μπορεί να γίνει παραπάνω, όπως επίσης στην περίπτωση που κάποιος θέλει να πάει για τρέξιμο είναι σημαντικό να βάζει τα αθλητικά του ρούχα και παπούτσια, ώστε να ετοιμάζει τον εαυτό του για αυτό που πρόκειται να κάνει.

            Στις περισσότερες περιπτώσεις είναι δύσκολο να κάνετε την αρχή σε κάτι και ο κανόνας των 2 λεπτών είναι ένα hack που απλοποιεί σε μεγάλο βαθμό αυτή τη διαδικασία.

ZAK XIROU

Είμαι ο Ζαχαρίας. Σε αυτό το site εξερευνούμε εμπράκτους τρόπους και συμβουλές για να δημιουργήσουμε μια ευτυχισμένη, υγιή και παραγωγική ζωή.