Η ιστοσελίδα υποστηρίζεται εν μέρει από τους αναγνώστες της. Εάν αγοράσεις κάτι μέσω των συνδέσμων μας, ίσως λάβουμε μια συνεργατική αμοιβή.

Το Notion είναι αγαπημένη μου εφαρμογή παραγωγικότητας και οργάνωσης. Πρόκειται για μια εφαρμογή που όπως αποκαλείται είναι all-in-one workspace. Αυτή η περιγραφή είναι πολύ καλή γιατί δεν μπορώ αλλιώς να την κατηγοριοποιήσω, από τη στιγμή που μπορεί να κάνει πολλά διαφορετικά πράγματα. Μπορείς να κρατάς σημειώσεις, να φτιάχνεις βάσεις δεδομένων, λίστες καθηκόντων και πολλά άλλα.

Για όλους αυτούς τους λόγους αυτό το άρθρο είναι μια πρόκληση σε τι θα εστιάσω στο Notion. Μπορώ να σας δείξω πως να φτιάχνετε μια σελίδα από την αρχή, αλλά αυτό είναι κάτι που έχουν αναλύσει αρκετά ήδη άλλοι στο YouTube (θα βρείτε στο τέλος του άρθρου μερικές πηγές).

Σε αυτό το άρθρο, θα αναλύσω τις δυνατότητες της εφαρμογής και θα δείξω πως χρησιμοποιώ το Notion. Τις περισσότερες ώρες στην εφαρμογή τις αφιερώνω στη δημιουργία περιεχομένου και θα δείξω τη διαδικασία που ακολουθώ μέσω ενός προτύπου (template) και μιας βάσης δεδομένων.

Προτού, βρω αυτό το πρότυπο και το προσαρμόσω στις ανάγκες μου αναγκαζόμουν να χρησιμοποιώ πολλές διαφορετικές εφαρμογές που ήταν αναποτελεσματικό. Πλέον που έχω αυτό το εργαλείο, υπάρχουν όλα σε ένα μέρος και οποιοσδήποτε συνεργατής μπορεί να έχει άμεση πρόσβαση στις πληροφορίες που χρειάζεται.

Θα σας καθοδηγήσω στο τρόπο που δουλεύω στο Notion και παράλληλα θα μάθεις τα τρεις πιο προχωρημένες δυνατότητες που προσφέρει η εφαρμόγη.

Αυτά είναι οι βάσεις δεδομένων που μοιάζουν σαν αρχείο Excel, αλλά είναι πολύ πιο εύχρηστες. Μπορείς να χρησιμοποιήσεις διάφορες όψεις, όπως Kanban ή ημερολογίου. Κάθε κελί μέσα σε μια βάση δεδομένων έχει τη δική του μοναδική σελίδα. Εκεί μπορείς να βάλεις οτιδήποτε θέλεις, από έτοιμα πρότυπα, μέχρι και άλλες βάσεις δεδομένων.

Το επόμενο αγαπημένο μου χαρακτηριστικό του Notion είναι η δυνατότητα δημιουργίας προτύπων ή αντιγραφή έτοιμων προτύπων από άλλους που συνδυάζονται πολύ αποτελεσματικά με τις βάσεις δεδομένων.

Τέλος, θα δούμε τους τρόπους με τους οποίους συνδέονται οι βάσεις δεδομένων μεταξύ τους.

Κάθε φορά που θέλω να δημιουργήσω νέο περιέχομενο ακολουθώ μια συγκεκριμένη διαδικασία στο Notion. Έχω φτιάξει μια ολόκληρη σελίδα που τρέχει μέσω μιας κύριας βάσης δεδομένων και διάφορες υποσελίδες που εστιάζουν σε συγκεκριμένους τομείς της δημιουργικής μου διαδικασίας.

Για να δημιουργήσω περιεχόμενο σχετικό με την προσωπική μου ιστοσελίδα μπαίνω στη σελίδα ZX Blog. Εκεί υπάρχουν τρεις διαφορετικές βάσεις δεδομένων που εξυπηρετούν ένα ξεχωριστό σκοπό.

Η πρώτη βάση δεδομέων αποκαλείται “⌛️ Σε Εξέλιξη” και αφορά την πρόοδο ή τη κατάσταση που βρίσκεται ένα project, όπως αν γίνεται έρευνα, αν έχει περάσει στη φάση της συγγραφής και τα υπόλοιπα βήματα μέχρι να ολοκληρωθεί.

Η βάση αυτή έχει δύο όψεις. Η μια όψη είναι σε μορφή πίνακα και αξιοποιεί τη μέθοδο Kanban. Σε αυτή μπορώ να δω καθαρά τη φάση που βρίσκεται κάθε Project και να τα μετακινώ από τη μια κατηγορία στην άλλη.

Η άλλη όψη είναι ένας τυπικός πίνακας που μοιάζει με αρχείο Excel. Σε αυτή την όψη χρησιμοποιώ διαφορετικά φίλτρα για να βλέπω την ημερομηνία δημοσίευσης, την κατάσταση, το σπόνσορα κ.α.

Όπως ανάφερα παραπάνω, από εδώ αρχίζει η δημιουργική διαδικασία. Ο τρόπος για να δημιουργήσω μια νέα σελίδα είναι αρκετά απλός. Πατάω το +New στο κάτω μέρος της βάσης δεδομένων και δημιουργεί μια νέα, πλήρως παραμετροποιήσιμη σελίδα.

Κάθε νέα σελίδα που δημιουργούμε ξεκινάει από το μηδέν και αξιοποιεί μόνο τις κατηγορίες που υπάρχουν στη βάση δεδομένων μας. Μπορούμε να κάνουμε τη διαδικασία ακόμα πιο περίπλοκη δημιουργώντας πρότυπα για κάθε νέα σελίδα ή ακόμα και άλλες βάσεις δεδομένων.

Αν παρατηρήσετε προσεκτικά την παραπάνω φωτογραφία θα δείτε οτι υπάρχουν αρκετές ιδιότητες είναι κρυφές. Το Notion σου δίνει τη δυνατότητα να επιλέξεις ποιες ιδιότητες θέλεις να εμφανίζονται και ποιές όχι. Για να διαλέξεις ποιες ιδιότητες θα είναι κρυφές, πατάς δεξί κλικ πάνω στην ιδιότητα που επιθυμεις και θα σου παρουσιαστούν οι εξής επιλογές:

Έχοντας γίνει κατανοητά αυτά σε πρώτη φάση, θα εξηγήσω σύντομα πως δουλεύω χρησιμοποιώντας ως παράδειγμα τη δημιουργία αυτού του άρθρου.

Γενικά, όταν γράφω ένα άρθρο έχω ήδη ένα σύντομο Checklist για να ελέγχω τα βήματα που κάνω για να μην παραλείψω κάποιο. Τα checklists που δουλεύουν μέσα από μια βάση δεδομένων, έχουν γίνει ως πρότυπο για να χρησιμοποιούνται επανειλημμένα σε διάφορες σελίδες. Η λογική είναι οτι πρέπει να τσεκαριστούν όλα τα βήματα.

Επιπλέον, έχω σε κάθε άρθρο ένα toggle με ονομασία “IG Carousel” στο οποίο κρατάω σύντομες σημειώσεις για να δημοσιεύσω στο λογαριασμό μου στο Instagram. Ta toggles είναι ένα εκπληκτικό χαρακτηριστικό για να κρύβεις και να εμφανίζεις γρήγορα οτι θέλεις.

Το παραπάνω Checklist έχει αποτελεί ένα Template button, ένα πρότυπο δηλαδή που όταν το πατάω εμφανίζει τα βήματα που θέλω σε μορφή to-do list.

Να εξηγήσω οτι χρησιμοποιώ το link firebase για να μετατρέπω σε greeklish τους συνδέσμους που χρησιμοποιώ και να παρακολουθώ με μεγαλύτερη ευκολία την απήχησή τους. Το biolinky δίπλα είναι η πλατφόρμα που χρησιμοποιώ για να δημοσιοποιώ τους συνδέσμους μου και το Buffer είναι η εφαρμογή που χρησιμοποιώ για να προγραμματίζω τις δημοσιεύσεις μου στο Facebook. Μου αρέσει το Buffer λόγω της σμίκρυνσης που κάνει αυτόματα σε κάθε link.

Αφού, ολοκληρωθούν όλα τα παραπάνω βήματα το άρθρο μας είναι έτοιμο για δημοσίευση. Υπάρχουν και άλλα πράγματα που σκοπεύω να δείξω σε μελλοντικό άρθρο. Συνοπτικά πάντως, αυτή ήταν η πρώτη και σημαντικότερη βάση δεδομένων που χρησιμοποιώ για τη δημιουργία περιεχομένου.

Η δεύτερη βάση δεδομένων αφορά τα Ολοκληρωμένα Projects. Αυτή η βάση περιέχει όλο το υλικό που έχει δημοσιευθεί στις κατάλληλες πλατφόρμες, χωρίς να χρειάζεται αναβαθμίσεις.

Αυτή η βάση είναι πιο απλή και αποτελεί κυρίως το ψηφιακό μου αρχείο. Είναι πολύ εύκολο να ανατρέχω στο υλικό που χρειάζομαι χρησιμοποιώντας τα κατάλληλα φίλτρα. Με αυτό το τρόπο έχω άμεση πρόσβαση σε παλιές δημοσιεύσεις μου.

Χρησιμοποιώ και σε αυτή τη βάση δεδομένων άλλες όψεις. Συγκεκριμένα εδώ έχω το λεγόμενο “Thumbnail view”. Με αυτό μπορώ να δω άμεσα τις χαρακτηριστικές εικόνες κάθε δημιουργίας, το τίτλο και την ημερομηνία δημοσίευσης.

Δεν θα επιμείνω παραπάνω σε αυτή τη βάση δεδομένων, γιατί όπως είπα ο σκοπός της είναι η αρχειοθέτηση του υλικού.

Η τρίτη και τελευταία βάση δεδομένων της σελίδας έχει να κάνει με το SEO και την απήχηση ενός άρθρου ή βίντεο.

Για να έχει το περιεχόμενο μας υψηλή οργανική απήχηση χρειάζεται το SEO να είναι όσο καλύτερο γίνεται. Αυτή η βάση δεδομένων μου επιτρέπει να ελέγχω συγκεκριμένα Keywords που χρησιμοποιώ συχνά, να εντοπίζω σχετικό περιεχόμενο και να ελέγχω την απόδοσή του.

Έχοντας πετύχει ένα υψηλό βαθμό SEO το περιεχόμενο μας είναι έτοιμο προς δημοσίευση.

Συνοπτικά, θέλω να αναφέρω μερικά επιπλέον χαρακτηριστικά που έχει το Notion και είναι χρήσιμο να γνωρίζεις:

• μια σελίδα μιας βάσης δεδομένων μπορεί να περιέχει μια άλλη βάση δεδομένων
• το Notion μπορεί να δεχτεί ως input ένα έτοιμο αρχείο (Word ή Excel)
• τα κριτήρια ταξινόμησης (sort) είναι πολύ χρήσιμα στις βάσεις δεδομένων
• τα πρότυπα (templates) αυξάνουν την παραγωγικότητα σου
• μπορείς να χρησιμοποιήσεις έτοιμα πρότυπα (Duplicate)
• μπορείς να προσθέσεις άλλους χρήστες σε μια βάση δεδομένων και να τους δώσεις δικαιώματα σχετικά με τις δυνατότητες που θα έχουν σε αυτή

Tο σημαντικότερο πράγμα οταν δημιουργείς υλικό είναι να είσαι όσο πιο αποδοτικός γίνεται. Για αυτό προσπαθώ να κάνω όλα όσα πρέπει σε κάθε πλατφόρμα και μετά προχωράω στην επόμενη.

Μπορώ να πω οτι το σύστημα που χρησιμοποιούσα πριν το Notion, με το Office και το TeuxDeux ήταν αρκετά λειτουργικό. Ωστόσο, όταν άρχισα να πειραματίζομαι με το Notion και να δημιουργώ πράγματα, κατέληξα σε ένα σύστημα που δούλευω πολυ καλύτερα για εμένα.

Αυτό το σύστημα αντανακλά τη φιλοσοφία μου για τη χρήση εργαλειών όσον αφορά τη δουλειά και το διάβασμα. Πάντα ψάχνω τον καλύτερο τρόπο να κάνω τα πράγματα, γιατί αν κάτι φαίνεται να δουλεύει πιθανόν να υπάρχει κάποια βελτίωση που θα μπορούσα να κάνω και να έχω απροσδόκητα οφέλη.

Ελπίζω να απόλαυσες αυτό το άρθρο. Ξέρω οτι είναι διαφορετικό άρθρο από αυτά που σε συνηθίζω και μπήκαμε σε πιο ειδικευμένα πράγματα. Αν έχετε περισσότερες ερωτήσεις σχετικά με το Notion μπορείτε να τις γράψετε στα σχόλια ή να μου στείλετε ένα προσωπικό email.

Θα ακολουθήσουν και άλλα τέτοια άρθρα στο μέλλον, για αυτό μοιραστείτε μαζί μου τι θα θέλατε να δείτε σχετικά με αυτή την εφαρμογή. Ήθελα πολύ να σας δείξω την αγαπημένη μου εφαρμογή το τελευταίο χρόνο και να μοιραστώ μαζί σας το τρόπο που δουλεύω.

ZAK XIROU

Είμαι ο Ζαχαρίας. Σε αυτό το site εξερευνούμε εμπράκτους τρόπους και συμβουλές για να δημιουργήσουμε μια ευτυχισμένη, υγιή και παραγωγική ζωή.

Συνέχισε να Μαθαίνεις