Project Description
Η Μέθοδος Οργάνωσης του Eisenhower
Η ιστοσελίδα υποστηρίζεται εν μέρει από τους αναγνώστες της. Εάν αγοράσεις κάτι μέσω των συνδέσμων μας, ίσως λάβουμε μια συνεργατική αμοιβή.
Το να επιλέγεις τα κατάλληλα προβλήματα για να δουλεύεις είναι πιο σημαντικό από το να είσαι απλά παραγωγικός. Συχνά δεν κάνουμε πρόοδο στους στόχους μας, γιατί ασχολούμαστε με αναγκαίες, αλλά λιγότερο σημαντικές εργασίες.
Πολλές φορές θα με έχεις ακούσει να αναφέρω οτι είναι προτιμότερο να παίρνουμε το χρόνο μας και να δημιουργούμε χώρο για ότι είναι σημαντικό. Για να είμαστε σε θέση να το κάνουμε αυτό, ενώ παράλληλα ολοκληρώνουμε τη δουλειά μας είναι απαραίτητο να θέτουμε προτεραιότητες.
Μάθε τη Μέθοδο Οργάνωσης του Eisenhower.
Η στρατηγική του Eisenhower είναι ένας πολύ ισχυρός τρόπος για να βάλεις σε προτεραιότητες τις εργασίες σου. Παρακάτω θα αναλύσουμε την Μέθοδο Οργάνωσης του Eisenhower, θα εξηγήσουμε αν είναι ένα εργαλείο που σου ταιριάζει και πως μπορεί να σε βοηθήσει στη δουλειά και τη ζωή σου.
Πως δουλεύει η Μέθοδος Οργάνωσης του Eisenhower?
Η Μέθοδος Οργάνωσης του Eisenhower είναι ένας απλός τρόπος για να βάζεις σε προτεραιότητες τις εργασίες σου με βάση δυο παράγοντες — την αναγκαιότητα και τη σημασία.
Για να χρησιμοποιήσεις τη μέθοδο, κοίταξε το todo-list σου και τοποθέτησε κάθε εργασία σε ένα από τα ακόλουθα 4 κουτιά:
- Αναγκαίο και σημαντικό (εργασίες που πρέπει να κανείς άμεσα)
- Σημαντικό, αλλά μη αναγκαίο (εργασίες που μπορείς να προγραμματίσεις για άλλη στιγμή)
- Αναγκαίο, αλλά ασήμαντο (εργασίες που μπορείς να αναθέσεις σε κάποιον άλλο)
- Ούτε αναγκαίο ούτε σημαντικό (εργασίες που μπορείς να ξεφορτωθείς)
Ποια είναι η διαφορά μεταξύ “αναγκαίου” και “σημαντικού”?
Είναι εύκολο να συγχέουμε τις έννοιες «αναγκαίο» και «σημαντικό», αλλά στην πραγματικότητα έχουν διαφορετική σημασία.
Οι αναγκαίες εργασίες απαιτούν άμεση ενέργεια, με συνέπειες αν δεν πράξεις σε μια ορισμένη στιγμή.
Παράδειγμα: Να μην έχεις διαβάσεις για μια εξέταση.
Από την άλλη, σημαντικές εργασίες συμβάλουν στους μακροπρόθεσμους στόχους μας. Αυτές συχνά απαιτηθούν σχεδιασμό και στρατηγική σκέψη.
Παράδειγμα: Να οργανώνεις τις σημειώσεις σου και να βγάζεις πλάνο για τις εξετάσεις.
Η Μέθοδος Οργάνωσης του Eisenhower μας βοηθά να συμπεριλαμβάνουμε στις δραστηριότητες μας οτι είναι αναγκαίο.
Για αυτό είναι σημαντικό να κατανοήσεις τη διαφορά των δυο εννοιών πριν προχωρήσουμε παρακάτω. Θα σε βοηθήσει να καταλάβεις καλύτερα τη διαφορά μεταξύ αναγκαίου και σημαντικού, αναλύοντας τις τέσσερεις κατηφοριές της μεθόδου.
Αναγκαίο και σημαντικό
Οι ασχολίες που είναι αναγκαίες και σημαντικές πρέπει γίνονται άμεσα. Σε αυτή την κατηγορία, αν δεν καταφέρεις να ολοκληρώσεις αυτές τις εργασίες μέχρι μια συγκεκριμένη ημερομηνία (deadline), θα δημιουργήσεις πρόβλημα στην προσωπική ή επαγγελματική σου ζωή.
Τις περισσότερες φορές, οι εργασίες που βρίσκονται σε αυτή την κατηγορία είναι αποτέλεσμα ενός αναπάντεχου γεγονότος, όπως μια αλλαγή της τελευταίας στιγμής, είτε το αποτέλεσμα της αναβλητικότητας μας.
Μερικά παραδείγματα αυτής της κατηγορίας είναι:
- Να ολοκληρώσεις ένα project στην ώρα του
- Να διαβάσεις για τις εξετάσεις σου
- Να διορθώσεις ένα σφάλμα στην ιστοσελίδα σου
Είναι σημαντικό να μην αφήνεις τις εργασίες αυτής της κατηγορίας να πληθαίνουν. Το να κανείς πολλές αναγκαίες και σημαντικές εργασίες είναι στρεσογόνο και παράλληλα εξαντλητικό.
Εάν βρίσκεις τον εαυτό σου να ασχολείται μανιωδώς και όλη την ώρα με τέτοιες εργασίες, τότε αναλογίσου ξανά ποσό αναγκαίες και σημαντικές είναι και κατά ποσό θα έπρεπε να βρίσκονται σε αυτή την κατηγορία ή ταιριάζουν περισσότερο σε κάποια άλλη.
Σημαντικό, αλλά μη αναγκαίο
Πολλές φορές τείνουμε να βάζουμε σε προτεραιότητα εργασίες με χρονικό περιορισμό, έναντι των μακροπρόθεσμων στόχων μας. Ασχολίες όπως να απαντήσεις στο email του εργοδότη σου, μπορεί να είναι χρονοβόρο, αλλα δεν παύει να είναι μια ενέργεια υψηλής προτεραιότητας.
Οι εργασίες που βρίσκονται σε αυτή την κατηγορία αφορούν κυρίως, το στρατηγικό σχεδιασμό, ρουτίνες που είναι χρήσιμες στη ζωή μας κ.α.
Μερικά παραδείγματα αυτής της κατηγορίας είναι:
- Στρατηγικός σχεδιασμός
- Να εξασκήσεις μια δεξιότητα
- Τη γυμναστική
- Να διαβάσεις τα άρθρα στο Zak Xirou blog
Να θυμάσαι οτι αυτή η κατηγορία αφορά σημαντικά πράγματα της ζωής σου που δεν σχετίζονται μόνο με το επάγγελμα σου. Είναι «σημαντικό και όχι αναγκαίο» να συμπεριλάβεις τη γυμναστική, τα χόμπι, τις κοινωνικές σου δραστηριότητες με τους φίλους και την οικογένεια σου, στον ημερήσιο προγραμματισμό σου.
Συχνά παραβλέπουμε ορισμένες από τις παραπάνω σημαντικές υποχρεώσεις και αυτό είναι κάτι που δεν πρέπει να συμβαίνει. Οι δραστηριότητες αυτής της κατηγορίες είναι χρήσιμες τόσο για τον ψυχισμό, όσο και για την υγεία μας.
Βάλε περιορισμούς για να μην γεμίζεις το πρόγραμμα σου με ασχολίες των άλλων κατηγοριών. Είναι απαραίτητο να μην παραβλέπεις τις δραστηριότητες αυτής της κατηγορίας.
Αναγκαίο και ασήμαντο
Οτι βρίσκεται σε αυτή τη κατηγορία πρέπει να το αναθετετε ή να το αυτοματοποιειτε όσο περισσότερο γίνεται.
Συχνά πέφτουμε στην παγίδα να ασχολούμαστε με τις εργασίες που βρίσκονται σε αυτή τη κατηγορία και να νοιωθουμε οτι κερδίζουμε μικρές νίκες. Στην πραγματικότητα όμως αποφεύγουμε να εστιάσουμε σε κάποια πιο περίπλοκη εργασία.
Παραδείγματα εργασιών αυτής της κατηγορίας:
- Να ανεβάζουμε χειροκίνητα υλικό στα social media
- Να απαντάμε συνέχεια σε emails
Εάν είσαι μόνιμα απασχολημένος, σκέψου αν αναλώνεσαι αρκετά σε εργασίες λιγότερο σημαντικές.
Μην αναλώνεσαι επίσης σε εργασίες που έχεις αναθέσει ήδη σε άλλους. Βοήθησε τους αν το ζητήσουν και μόνο τότε.
Μη αναγκαίο και ασήμαντο
Οι εργασίες που βρίσκονται σε αυτή την κατηγορία πρέπει να αποφεύγονται με κάθε κόστος.
Είναι τα πράγματα που σε απομακρύνουν από την επίτευξη των στόχων σου και δαπανούν το χρόνο και την ενέργεια σου.
Παραδείγματα
- Να είσαι συνέχεια στα social media
- Να βλέπεις Netflix όλη μέρα
- Να διαβάζεις όλα τα διαφημιστικά email ή τα μηνύματα με τις προσφορές
Αναγνωρίζοντας τα πράγματα που ανήκουν σε αυτή την κατηγορία, βάζεις όρια στα πράγματα που καταβάλουν άσκοπα το πρόγραμμα σου.
Οτι ανήκει σε αυτή την κατηγορία μη διστάσεις σε καμία περίπτωση να το απομακρύνεις.
Οι Καλύτερες Εφαρμογές της Μεθόδου Οργάνωσης του Eisenhower
Η στρατηγική του Eisenhower μπορεί να μοιάζει απλή, αλλά για να πάρεις όσα περισσότερα γίνεται από τη χρήση της θα πρέπει να υιοθετήσεις ορισμένες συμπεριφορές.
Χρησιμοποίησε τη καθημερινά
Στην αρχή χρησιμοποίησε τη Μέθοδο Οργάνωσης του Eisenhower κάθε μέρα. Φρόντισε με αυτό το τρόπο να δημιουργήσεις μια νέα συνήθεια που αργότερα θα την εφαρμόζεις ασυνείδητα. Με την καθημερινή εξάσκηση θα γίνει πιο εύκολη η διαδικασία.
Αφού γίνεις άνετος με τη διαδικασία και γίνει μέρος του προγραμματισμού σου, μπορείς να τη χρησιμοποιείς κάθε μέρα ή μια φορά την εβδομάδα. Ανάλογα το ποτέ παρατηρείς τις εργασίες σου και θέτεις προτεραιότητες.
Αξιοποίησε την ανατροφοδότηση
Αυτή η τεχνική θα σε βοηθήσει να δώσεις στον εαυτό σου άμεση ανατροφοδότηση σχετικά με τις εργασίες που ασχολείσαι.
Σου δίνει τέσσερεις επιλογές για να κατατάξεις τις εργασίες σου και να τις χειριστείς ανάλογα στην πορεία.
Επίσης, σε βάση στη διαδικασία της αξιολόγησης και να βρίσκεις δύσκολες απαντήσεις. Θα παρατηρήσεις οτι πολλές εργασίες δεν είναι στο κατάλληλο τομέα και θα χρειαστεί να τις επανατοποθετησεις. Αφιέρωσε λίγο χρόνο να βρεις το λόγο.
Χρησιμοποιώντας αυτή τη τεχνική έστω μια φορά την εβδομάδα θα αποφύγεις σίγουρα χάσιμο χρόνου από δευτερεύουσες εργασίες και θα βάλεις σε προτεραιότητα οτι είναι όντως σημαντικό και αναγκαίο.
Θέσε όρια
Ένα από τα πράγματα που αποκομίζεις από αυτή τη μέθοδο, είναι να θέτεις ισχυρά όρια. Ένα συχνό λάθος είναι να βάζουμε παρά πολλές εργασίες στην κατηγορία των αναγκαίων και σημαντικών. Όταν όμως όλα είναι αναγκαία, τότε τίποτα δεν είναι.
Για να αποφύγεις αυτή την κατάσταση θα χρειαστεί να βάζεις ξεκάθαρα όρια στην επαγγελματική και κοινωνική σου ζωή.
Ένα άλλο συχνό λάθος που κάνουμε είναι να επιβαρύνουμε την υγεία και το σώμα μας για να φέρουμε σε πέρας παρά πολλές εργασίες. Εδώ χρειάζεται ξεκάθαρα να χρησιμοποιήσιμε τη Μέθοδο Οργανωσης του Eisenhower και να λύσουμε αυτό το πρόβλημα.
Μπορείς να βάλεις όρια στα εξής:
- Να εξηγήσεις στο αφεντικό σου οτι μια διορία δεν μπορεί να επιτευχθεί αν δεν θυσιάσεις την ποιότητα της δουλειάς ή κάποιο άλλο project
- Να ζητήσεις να αυξηθεί το περιθώριο χρόνου από έναν πελάτη
- Μοίρασε περισσότερες εργασίες ή ζητά βοήθεια από τους συνεργάτες σου
Αν εξηγήσεις σε έναν πελάτη σου οτι θα λάβει περισσότερη αξία και παράλληλα θα μειώσει το ρίσκο ή τα λάθη με το να σου δώσει λίγο παραπάνω χρόνο, πιθανόν να το κάνει με μεγάλη χαρά. Επίσης, οι συνεργάτες σου ή ο εργοδότης σου θα εκτιμήσουν το γεγονός οτι δεν κανείς εκπτώσεις στην ποιότητα της δουλειάς σου σε βάρος της αξιοπιστίας σου ή της εταιρείας και θα κατανοήσουν το γεγονός οτι θέτεις όρια.
Ζήσε μια Καλύτερη Ζωή με τη Μέθοδο Οργάνωσης του Eisenhower
Για να ζήσεις τη ζωή που επιθυμείς θα χρειαστεί να βάζεις όρια, όσο άβολο κι αν είναι αυτό. Θα χρειαστεί να τραβήξεις ξεκάθαρες γραμμές και να ακολουθήσεις τις αποφάσεις που θα πάρεις.
Θέλεις να βελτιώσεις κάθε πτυχή της ζωής σου; Κάνε εγγραφή στο Friday List newsletter, για την εβδομαδιαία σου δόση παραγωγικότητας με συστήματα όπως τη Μέθοδο Οργάνωσης του Eisenhower για σε βοηθήσουν να εστιάσεις καλύτερα σε οτι είναι πραγματικά σημαντικό.
ZAK XIROU
Είμαι ο Ζαχαρίας. Σε αυτό το site εξερευνούμε εμπράκτους τρόπους και συμβουλές για να δημιουργήσουμε μια ευτυχισμένη, υγιή και παραγωγική ζωή.
Εγγραφη στο Newsletter
